Organizar un congreso exitoso exige una planificación cuidadosa y meticulosa. Es un desafío que requiere la coordinación de un gran número de partes interesadas, como patrocinadores, expositores, participantes, entre otros. Por ello, aquí te proporcionaremos una guía del paso a paso para ayudarte a organizar un congreso exitoso.
Pasos para organizar un congreso exitoso
1. Planificar con antelación
Empieza a planificar el congreso con al menos 8 o 12 meses de antelación para evitar problemas de última hora. Elige la fecha y el lugar de celebración, los servicios de catering, la distribución de los asientos, el presupuesto, entre otros. Cuando se planifica con tiempo, se tienen claras las cosas que hay que hacer y se hacen los preparativos adecuados.
Además, hay que planificar las necesidades financieras y no financieras, eligiendo a los patrocinadores e invitando a las empresas en consecuencia. También debes elegir y explorar las tecnologías a tu alcance, tanto si deseas organizar un congreso virtual o en directo. Así que, en la fase de planificación, ten claro el tipo y la clase de congreso que quieres organizar.
2. Dar un nombre al congreso
Es importante ponerle un nombre al congreso. Crea un nombre único para tu evento que no coincida ni se parezca a ningún otro. Además, elige un tema que se ajuste a tus objetivos y agenda. El tema elegido atraerá al público y creará un buen ambiente.
3. Establecer un presupuesto
Establecer un presupuesto sensato hará que tu evento tenga éxito. Cuando organices un congreso, recuerda que tu objetivo no es generar beneficios, pero no debe incurrir en pérdidas.
Cíñete al presupuesto previsto y gástalo con prudencia siempre que sea necesario. Gástalo donde puedas obtener algún beneficio para ti, tu empresa y tus empleados. Trata de conseguir varios patrocinadores, ya que darán un valor de marca a tu evento y también pagarán una cuota a tu congreso.
4. Delegación de tareas
No puedes organizar un congreso tú solo; necesitas personas y un equipo que te apoyen para que tu evento sea un éxito. Delegar las tareas es la mejor decisión que puedes tomar al organizar tu evento. Debes elegir un equipo con los miembros adecuados, dedicados, honestos y leales a tu trabajo.
Todo equipo debe tener disciplina para hacer todo el trabajo con rapidez y sin complicaciones. Forma un comité, elige un coordinador que tome las decisiones importantes y coordine todo el evento.
Dependiendo del tamaño del evento, delega tareas en personas o equipos. Trae voluntarios que se ocupen de las tareas más pequeñas y hagan publicidad de tu congreso. Si dispones de un buen presupuesto, puedes contratar a un planificador de eventos o acudir a una empresa de gestión de eventos que organice eficazmente tu congreso.
5. Selección de ponentes e invitados
Es un paso difícil pero muy importante en la organización de un congreso. Una vez fijadas las fechas y los lugares, elige un ponente para tu evento. Intenta elegir un ponente con experiencia, que te ayude a conectar con el público en todo momento, que comparta sus experiencias y que no se limite a llegar y aburrir a la audiencia. Así pues, fíjate en las reseñas, perfiles y experiencias anteriores de los ponentes y elígelos sabiamente.
Un orador puede hacer que tu evento sea un éxito o puede echarlo a perder. Puede ocurrir que el coste de traer a un orador modifique tu presupuesto, así que prepárate también para ello.
6. Entradas y ventas
Se recomienda no cobrar cuotas elevadas y fijar un precio bajo para las entradas, ya que tu objetivo no es obtener beneficios de este evento, sino cubrir otros gastos, por lo que podrías cobrar una cuota razonable a los asistentes. Por ejemplo, puedes hacer descuentos a los estudiantes.
Además, empieza a aceptar inscripciones con un mes de antelación para conseguir el máximo número de asistentes, y las inscripciones pueden hacerse en línea, ya que es lo más adecuado en el mundo actual.
7. Publicidad
La presencia en las redes sociales es muy importante para atraer al público objetivo. Crea una página web que contenga toda la información importante relacionada con el lugar de celebración, la comida, el alojamiento y el transporte. El sitio web debe contener el tema y el nombre de los ponentes para atraer al público.
Anuncia tu evento en Facebook, Instagram y Twitter. Publica las historias, las cuentas atrás y utiliza hashtags para atraer al público. Dile a tus participantes, voluntarios, que compartan fotos. También puedes elegir una persona de relaciones públicas que utilice técnicas para llegar al público objetivo y atraer a más asistentes.
Día del congreso
Por fin llega el día y todo tu duro trabajo dará sus frutos. Así que, para que tu congreso no tenga fallos, comunica a los miembros de tu equipo cuáles son sus funciones y responsabilidades, asegúrate de contar con una empresa de transporte para que los ponentes e invitados especiales lleguen a tiempo. Puedes practicar un día antes sobre las cosas que van a suceder y crear un aura. Habla con todos los proveedores y asegúrate de que todo esté en orden para que tu evento sea un éxito.
