Organizar un evento, ya sea grande o pequeño, es una tarea ardua que requiere una planificación meticulosa, recursos y mucho esfuerzo. Uno de los aspectos más críticos, y a menudo más desafiantes, es la financiación. Es aquí donde los patrocinadores pueden hacer toda la diferencia.
Pero, ¿cómo atraer a estos importantes colaboradores a tu proyecto? En este artículo, explicaremos algunas estrategias efectivas para conseguir patrocinadores y asegurar que tu evento sea un rotundo éxito.
Estrategias para conseguir patrocinadores en un evento
Identifica el valor de tu evento
Es fundamental entender el valor intrínseco que tu evento puede ofrecer a los patrocinadores. Para hacerlo, debes realizar un análisis detallado que vaya más allá de las cifras de asistencia.
Considera el perfil demográfico de los asistentes, las oportunidades exclusivas para visibilidad de marca y las posibles ventajas en términos de cobertura mediática. Al comprender estos elementos, estarás mejor posicionado para presentar tu evento como una inversión valiosa para los patrocinadores potenciales.
Haz una lista de patrocinadores potenciales
No todos los patrocinadores son iguales y su interés variará según la naturaleza y el alcance de tu evento. Inicia el proceso creando un listado focalizado de potenciales patrocinadores, identificando empresas o individuos cuyos objetivos se alineen estrechamente con los de tu evento.
Pueden ser compañías dentro de tu misma industria, aquellas con un historial de patrocinar acontecimientos similares o entidades cuyo modelo de negocio se complemente de manera significativa con tu evento.
Asegúrate de llevar a cabo una investigación exhaustiva para personalizar tus propuestas, maximizando así las posibilidades de atraer patrocinadores que sean verdaderamente compatibles.
Prepara un dossier de patrocinio
Este documento es esencialmente tu propuesta de venta y debe estar cuidadosamente elaborado. Aparte de la información básica sobre el evento y su audiencia, el dossier debe tener niveles claros de patrocinio. Esto puede ir desde la simple inclusión del logotipo del patrocinador en el material promocional hasta permitir un stand o una presentación durante el evento.
Para maximizar su impacto, el dossier debe ser personalizado según los intereses y pasados patrocinios de cada entidad. Realiza una investigación previa para adaptar tu propuesta de manera que resuene con los objetivos y preferencias del patrocinador.
Acércate a los patrocinadores potenciales
Una vez que hayas hecho tu investigación y preparado tu dossier de patrocinio, es hora de acercarte a los patrocinadores potenciales. Ten en cuenta que la primera impresión puede ser decisiva; por lo tanto debes preparar meticulosamente tu primer punto de contacto para asegurarte de proyectar profesionalismo y seriedad.
Si puedes conseguir una presentación a través de un contacto mutuo de confianza, mejor aún; la recomendación personal puede ser una llave dorada. Si eso no es posible, un correo electrónico cuidadosamente redactado o una llamada telefónica estratégica también son eficaces. Sea cual sea el método que elijas, asegúrate de ser profesional y cortés.
Negociación y cierre de acuerdos de patrocinio
Si has hecho bien tu trabajo hasta ahora, es probable que algunos de tus patrocinadores potenciales muestren interés en tu propuesta. Ahora es el momento de negociar los detalles del acuerdo de patrocinio.
Es importante ser flexible y dispuesto a trabajar con el patrocinador para llegar a un acuerdo que beneficie a ambas partes. Recuerda, el objetivo es establecer una relación de beneficio mutuo a largo plazo, no solo conseguir dinero rápido.
Mantén la relación con los patrocinadores
Una vez que hayas cerrado un acuerdo de patrocinio, tu trabajo no ha terminado. Es crucial que mantengas una buena relación con tus patrocinadores tanto antes como después de la fecha. Esto puede incluir: informales regularmente sobre los preparativos, invitarlos a asistir o incluso ofrecerles la oportunidad de hablar en el evento.
Tras el evento, asegúrate de agradecerles por su apoyo y compartir un informe detallado que destaque el impacto tangible de su inversión, incluyendo métricas como alcance mediático y participación de la audiencia.
La comunicación es clave para establecer relaciones sólidas, y un patrocinador que se siente valorado y bien informado sobre los proyectos, es más probable que invierta en futuras iniciativas contigo.
No te olvides de los detalles logísticos del evento
Lograr el apoyo de patrocinadores es, sin duda, un logro crucial para el financiamiento y la visibilidad de tu evento. Sin embargo, para que este sea un éxito total, la logística juega un papel igual de importante. En este sentido, contar con una empresa de transporte fiable no es un lujo, sino una necesidad.
Una compañía de transporte de confianza garantiza un traslado eficiente y seguro de elementos críticos como el equipo de sonido, los materiales de escenario y, en ciertos casos, incluso el transporte de los asistentes. Al contar con un socio logístico confiable, te aseguras de que cada detalle se ejecute a la perfección, contribuyendo al éxito global de tu evento y dejando una impresión duradera en todos los que participan.
